Politique de confidentialité

Introduction

Les outils de communication technologiques prennent de plus en plus de place dans nos habitudes de vie. Afin de bien répondre à vos besoins, la Clinique MA réadaptation S.E.N.C. a besoin d’avoir accès à certains de vos renseignements personnels. Les renseignements qui sont recueillis par la clinique sont, entre autres, traités en conformité avec l’article 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, «Loi sur le secteur privé» ou la «LPRP») ainsi que selon les balises énoncés par l’Ordre des ergothérapeutes et l’Ordre des orthophonistes et audiologistes du Québec . Les informations et procédures ci-dessous découlent de l’adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »). Cette loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication avec ou sans consentement, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels. D’autres obligations professionnelles viennent baliser le secret professionnel ainsi que de l’accès, la rectification, la tenue et la conservation des dossiers clients.

Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités, les renseignements suivants peuvent être recueillis :

Nom
Prénom
Date de naissance
Adresse postale complète
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Des renseignements en lien avec des services antérieurs reçus (ex. : rapports d’évaluation d’un autre professionnel/d’une autre clinique)
Des renseignements en lien avec la facturation (ex. : adresse de facturation, tiers payeur, données de paiement).
Adresse IP

Il peut s’agir des renseignements de l’enfant ou de l’usager, mais aussi de ceux des parents, selon la situation et ce, dès l’inscription sur la liste d’attente.

Formulaires et modes de collecte

Vos renseignements personnels sont collectés par l’entremise des méthodes suivantes :

Formulaire d’inscription à la liste d’attente
Formulaire d’envoi d’un courriel
Par l’entremise de la plateforme Jane
Par téléphone
Par courriel
Par échange direct avec la professionnelle attitrée au dossier
Formulaire d’inscription au site web

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

Prestation de service à l’usager
Statistiques
Contact
Gestion du site web (présentation, organisation)

À noter qu’aucune méthode de transmission d’informations par courriel ou en téléconsultation ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez dans ce contexte. Toutes les mesures technologiques disponibles sont prises pour assurer la confidentialité des informations, mais malgré nos mesures de protection, un bris de confidentialité hors de notre contrôle pourrait survenir (ex. : virus informatique).

Renseignements recueillis automatiquement

Nous recueillons certaines informations automatiquement durant votre navigation sur le site web par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies). Cela nous permet de faire un suivi des statistiques et de l’information par rapport au trafic sur le site web et d’améliorer l’expérience de navigation.

a) Fichiers témoins utilisés sur le site web

Les fichiers témoins utilisés sur le site web sont les suivants :

Adresse IP
Système d’exploitation
Pages visitées et requêtes
Heure et jour de connexion
La configuration de l’appareil mobile lorsque l’accès au Site Web est fait à partir d’un tel appareil
Emplacement géographique et données de localisation

Le recours à de tels fichiers nous permet d’atteindre les objectifs suivants :

Amélioration du service et accueil personnalisé
Études statistiques

b) Opposition à l’utilisation des fichiers témoins et journaux par le site web

Vous êtes en droit de vous opposer à l’enregistrement de ces données en configurant votre fureteur web à n’importe quel moment.

Une fois les fichiers témoins et journaux désactivés, vous pouvez poursuivre votre navigation sur notre site web. Toutefois, la Clinique MA réadaptation S.E.N.C. se dégage de tout problème de navigation résultant de cette désactivation.

Partage des renseignements personnels

Nous nous engageons à ne pas vendre à quiconque ou à commercialiser les renseignements personnels collectés tant lors de votre visite sur le site web que lors de la prestation de services. Cependant, il est possible que nous partagions certaines informations avec des tiers pour les raisons suivantes :

Établir un contact avec le référent au dossier
Échanger des documents pertinents au suivi avec un partenaire dans l’optique d’offrir des services complémentaires

Avant tout partage d’information l’usager ou le titulaire de l’autorité parental devra absolument compléter et signer un formulaire d’autorisation à la communication de renseignement. Le consentement à la communication peut être retiré en tout temps.

Période de stockage des renseignements personnels

Les informations relatives à la fréquentation sur le site web seront stockées dans les systèmes informatiques, dans des conditions relativement sécurisées, indéfiniment.

Les informations relatives aux données recueillies en cours de suivi seront stockées pendant cinq (5) ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu, suite à quoi ils sont détruits.

Hébergement des renseignements personnels

Notre site web est hébergé par : Rapidenet Canada

Stockage des renseignements personnels

Les renseignements personnels peuvent se trouver à deux endroits, soient :

Dans le dossier physique de l’enfant : Ce dernier est classé dans un tiroir fermé à clé et auxquels les clients n’ont pas librement accès.
Dans le dossier informatique de l’enfant : Un dossier est alors créé sur le serveur du professionnel, mais également dans la base de données Jane.

Les données recueillies par le système de Jane sont cryptées et stockées sur des serveurs hébergés au Canada. Un mot de passe individuel à chaque professionnel permet d’en protéger l’accès.

Droit d’opposition et de retrait

À tout moment, vous avez le droit de refuser que vos renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

Vous avez également le droit de demander que vos renseignements personnels soient et ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez rejoindre les propriétaires du site web et leur faire parvenir un avis leur faisant part de votre opposition à l’utilisation de vos renseignements personnels pour les fins qui ne vous conviennent pas.

Vous pouvez communiquer par courriel à l’adresse suivante: genevieve.giroux@mareadaptation.ca

Responsable de la protection des renseignements personnels

La responsable de la protection des renseignements personnels à la Clinique MA réadaptation S.E.N.C. est Geneviève Giroux, ergothérapeute et associée. Pour la contacter: genevieve.giroux@mareadaptation.ca

Sécurité

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Toutes les personnes travaillant au sein de la Clinique MA réadaptation S.E.N.C. sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations et ce, en toute circonstance.

Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
Gestion des accès aux personnes concernées
Sauvegarde informatique
Identifiant / mot de passe

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité absolue et sans risque de fuite, une part de risque est toujours présent, particulièrement lorsque l’on utilise le Web pour transmettre des renseignements personnels.

Changements à notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité de manière à assurer son respect de la loi.
Nous vous invitons à consulter cette politique régulièrement pour rester informé des dernières modifications.

Acceptation de notre politique de confidentialité

En acceptant de nous transmettre des renseignements personnels de quelconque façon que ce soit (via le site internet, la plate-forme Jane, par courriel, téléphone ou en personne), vous acceptez les conditions de la politique de confidentialité de la Clinique MA réadaptation S.E.N.C., plus spécifiquement les conditions reliées à la collecte et à l’analyse des renseignements personnels et à l’utilisation des fichiers témoins (cookies).

Politique de traitement des plaintes

But et personnes visées : Cette politique vise à encadrer le traitement d’une plainte tout en assurant une uniformité et transparence dans le processus. L’objectif est de permettre à toute personne d’exprimer une insatisfaction afin que l’on puisse améliorer la qualité du traitement des renseignements personnels.

Processus de traitement des plaintes : Les différentes étapes du traitement d’une plainte se détaillent comme suit :

Réception : La communication écrite doit indiquer les informations suivantes : nom du plaignant, ses coordonnés (adresse ou courriel et numéro de téléphone), date de l’événement et description de l’événement. Prenez note que toute plainte est traitée de façon confidentielle et qu’une plainte anonyme ne sera pas considérée comme reçue. Si la plainte est reçue par une professionnelle de la clinique, cette dernière transmettra la plainte à la responsable de l’application de la politique.
Accusé de réception : Dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la plainte, un accusé de réception sera envoyé au plaignant. S’il manque des informations, un complément d’informations sera alors demandé.
Traitement de la plainte : Un dossier informatique sera créé afin de procéder à l’analyse de la plainte, regroupant les informations nécessaires pour bien comprendre la situation.
Lors du traitement de la plainte, les étapes suivantes sont réalisées :
- Faire une évaluation préliminaire de la situation;
- Limiter l’atteinte à la vie privée;
- Évaluer les risques;
- Aviser les organisations et les personnes concernées;
- Faire les suivis requis
Réponse au plaignant : Dans un délai d’au maximum 30 jours suivant la réception de la plainte, une réponse écrite sera transmise au plaignant.
Compilation des plaintes reçues : Dans un objectif d’amélioration continue de nos services, toutes les plaintes seront compilées (nombre et nature des plaintes) dans un fichier une fois par année. Les incidents demeurent au registre des incidents de sécurité pour une durée de cinq (5) ans.

Pour déposer une plainte ou signaler un incident en lien avec la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer par courriel avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.